¿No va más el E-mail?: esto usan las empresas argentinas para reemplazarlo

A la hora de optimizar el trabajo en equipo y aumentar la productividad laboral en las empresas, el correo electrónico ya resulta viejo y obsoleto ya que se pierde tiempo muy valioso entre e-mails que van y vienen y se suman a las cadenas de mensajes interminables.

Por estas mismas razones, las empresas adoptan nuevas herramientas que permiten gestionar todo su trabajo en un solo lugar, dando acceso a más información y mejorando la visibilidad del estado del trabajo.

La solución más simple y sencilla:
Pla es una compañía de agroindustria de alta tecnificación y desarrollo de Las Rosas, en Santa Fe, con 372 empleados en Argentina y 90 en la planta de Brasil. Ellos usan WhatsApp como herramienta de comunicación interna. "Aunque no es una herramienta oficial para la organización, notamos que los colaboradores que la utilizan son más productivos y eso tiene que ver por su uso dual, tanto con
fines personales como corporativos. De hecho, todos están siempre pendientes de WhatsApp, cosa que no pasa con el e-mail, lo que permite una comunicación más fluida", comentaron al respecto German Carballido y German Maccarini, de Tecnología SAP y Web. Concretamente, cada equipo cuenta con un grupo en esta aplicación para hacer fluir de manera rápida la información a pesar de la distribución
geográfica de los colaboradores.

(Foto: NA)

Los empleados de Pla tienen charlas laborales mediante la aplicación, salvo ciertos temas sensibles. "Recomendamos a los colaboradores que cuando quieran compartir documentos utilicen el correo electrónico porque en el segundo caso tenemos implementadas medidas de seguridad que no están en WhatsApp", comentaron.

De Slack a Evernote:
Si bien las herramientas de productividad tienen el mismo objetivo y sus particularidades, por eso la idea es no "casarse" con la primera de las opciones y testear otras que puedan llegar a ser aún más eficientes. Sergio Montenegro, CEO de Integrando Salud, una Pyme de 12 empleados que ofrece servicios digitales para médicos y pacientes, hizo esto último.

(Slack)

"Cinco colaboradores probaron Slack, que sirve para evitar el aislamientos y organiza las conversaciones por temas para que todos los miembros del equipo tengan una visión clara de lo que está sucediendo. Sin embargo, la abandonaron a los pocos días porque no encontraron mayores beneficios y no les disminuía la carga de trabajo", recuerda Montenegro. Por este motivo, se quedaron con Evernote, que usan desde hace dos años para para planificar los desarrollos futuros. "Elegimos
esta aplicación porque podemos compartir la lista de tareas con otros miembros del equipo. Además, se sincroniza y se puede consultar desde cualquier dispositivo. Incluso tiene funciones para armar una biblioteca de links de utilidad, agruparlos en carpetas y agregarles etiquetas. Todo esto nos permite organizar mejor la información por proyectos", afirma Montenegro.

(Evernote)

Según el CEO de Integrando Salud, con Evernote creció notablemente la productividad de la empresa en un 20% "gracias a que nos permite seguir una lista de pendientes y dar continuidad, evitando perderlos de vista. También podemos planificar los desarrollos futuros, dividirlos en tareas y seguirlos", explica. Por el uso de esta solución, Integrando Salud abona u$s 8 por cuenta por mes.

Una opción sólo para uso en empresas:
En 2016 el banco Santander Rio integró un proyecto piloto para poner a prueba Workplace, la red social de Facebook hecha especialmente para empresas, tras el objetivo de poner en contacto a todos los miembros de una organización. Tal como sucede con la plataforma creada por Mark Zuckerberg, el servicio (que el banco tiene bonificado hasta 2019) cuenta con un muro, chat, permite transmisiones
en vivo y formar grupos.

Alejandro Blanco Smith, gerente de Aprendizaje y Cultura, y Gabriel Costa, a cargo del área de Comunicación Interna, comentaron al respecto que, luego de estudiar otras propuestas, como Yammer, de Microsoft, y Jam, de SAP, optaron por Workplace ya que como la mayoría de las personas son usuarias de Facebook la curva de aprendizaje es prácticamente nula. "Si bien el e-mail y la intranet siguen siendo canales importantes, la red social empresarial gana cada vez más terreno entre los colaboradores", enfatizan.

(Workplace, de Facebook)

Hasta hoy en día, los usuarios del banco crearon en Workplace más de 550 grupos de conversación sobre diversos temas. "Al ingresar por primera vez, se deben aceptar ciertas políticas y condiciones, entre ellas, no se puede hablar sobre transacciones ni clientes para garantizar la seguridad y confidencialidad. Hay que respetar a la marca y usar lenguaje apropiado. Tampoco se pueden comentar
cuestiones estratégicas y sensibles. Además, hay moderadores que van chequeando los contenidos", comentó Blanco Smith.

Si bien el punto fuerte es incrementar la camaradería y el sentido de pertenencia a la firma, el ejecutivo advierte claramente un impacto en el aumento de la productividad. "La colaboración permite conectar ideas, algo que acelera el avance y desarrollo de nuevos productos, el rediseño de procesos internos y las mejoras de los sistemas. Por ejemplo, antes era prácticamente imposible establecer un diálogo entre empleados de sucursales de distintas provincias, y ahora esto sucede. Hoy, todos pueden proponer ideas de cambio que aceleran la innovación dentro de la organización", señalan. A modo de ejemplo, Costa cuenta que un coordinador zonal de sucursales graba, edita y difunde tutoriales por motu propio, contando cómo se hacen ciertas tareas.

De uso libre y voluntario, del total de colaboradores del Santander Rio, el 69% accede cada mes a Workspace, en tanto que un 30% los hace semanalmente. Por otro lado, y como herramienta extraoficial, hay equipos de trabajo que utilizan la aplicación de gestión de proyectos Trello: "La experiencia con esta solución es buena para el manejo de documentación y para tener a todas las personas de un mismo proyecto compartiendo un mismo espacio. Sin dudas, esta aplicación acelera la ejecución de proyectos y la toma de decisiones. Además, potencia la escucha y disminuye el tiempo de respuesta de un usuario", agregó sobre el tema, Blanco Smith.

Algunos consejos útiles:
Previamente a seleccionar una herramienta puntual, lo más importante es determinar el objetivo que se pretende alcanzar. "Con Workplace logramos las dos metas propuestas: crear un ambiente de colaboración y formar un lugar para promover la innovación", dicen los ejecutivos de Santander Rio, y agregan que para los consultores que lideran proyectos con principio y fin, quizás la red social no es la mejor herramienta, por esto pueden apelar a Trello.

"Más allá del recurso que se seleccione, lo fundamental es que permita la edición conjunta de documentos y tener listas de tareas en común para poder seguirlas y organizar el volumen de trabajo. También es importante que sirva como repositorio de información y organización de la información por temas, para los diferentes proyectos que tiene la empresa", finalizó Montenegro, de Integrando Salud.