Cómo hacer un organizador gráfico para proyectos de TI

Organizador gráfico. Foto: archivo/Google.

Para que un proyecto tenga éxito, uno de los puntos más importantes es saber organizarse. Armar de manera correcta los grupos de trabajo, delinear las funciones y los objetivos. Por eso, un diagrama de flujo puede brindar muchas soluciones en este proceso. Cuando les pregunten cómo hacer un organizador gráfico, seguramente van a recordar este artículo.

Antes, cuando no existían las computadoras, todos estos diagramas se podían realizar con lápiz y un papel. Sin embargo, con la revolución tecnológica todo se puede hacer desde una laptop, tablet o desde el celular. Este cambio de paradigmas también ha hecho que estemos hiperconectados desde la aparición de la internet y ahora muchos trabajos son de manera remota. Especialmente los proyectos de TI.

Las reuniones presenciales no son obligatorias, las coordinaciones se hacen por correo o videollamada. En algunas empresas no se trabaja por número de horas, sino por objetivo conseguido. Tratar de balancear el trabajo y la vida personal se ha convertido en algo vital para muchas personas. Por eso, en este artículo te vamos a comentar cómo hacer algunos procesos de manera más eficiente.

¿Dónde puedo encontrar plantillas de diagramas?
Hay varias opciones en internet, pero algunas que resaltan con luz propia son las pizarras virtuales, que incluso cuentan con cientos de plantillas disponibles, que pueden servir desde hacer un brainstorming, pasando por un diagrama de flujo y hasta el método de priorización que te ayuda a determinar qué es lo urgente y qué es lo que no es tan importante y se puede postergar o delegar.

En algunas plataformas también se puede trabajar en tiempo real, personalizar las diferentes plantillas, compartir pantalla, hacer encuestas y hasta ejercicios. En un proyecto de TI, muchas veces es necesario dejar volar la imaginación para encontrar las soluciones que se buscan. Luego hay que llevarlo a un diseño que sea fácil de entender para todos, de manera que cada uno comprenda las funciones, pero también los tiempos que puede tomar cada una de estas tareas. Para el diseño UX y un cambio de identidad, puede calzar bien un mapa mental.

Si se puede conocer más al usuario, está la plantilla del Customer Persona. Si se está cambiando el diseño de una aplicación, App Wireframe también aparece como una buena opción. Lo cierto es que en internet pueden encontrar varias opciones de plataformas que ayuden a conseguir el objetivo de organizar un equipo.

¿Para qué sirve el método Kanban?
Este es un método visual para poder gestionar proyectos de una manera bastante simple y efectiva. El método Kanban ayuda a ver cómo van los flujos de trabajo de cada persona del equipo y también ver cuáles tareas todavía han quedado pendientes. Este tablero justamente trata sobre los cambios constantes que hay. Se suele separar en tres categorías: pendiente, en progreso y terminadas. Luego también se le puede asignar un color a los cards o stickers para saber quién es el responsable de una tarea o su área respectiva. Este cuadro sirve para tener un control sobre las responsabilidades y el ritmo al que se va.

Kanban tiene un origen japonés. Kan es signo o señal visual, mientras que Ban significa tablero. Se adaptó para proyectos de TI en la década de los 2000. La idea de esta metodología es encontrar también un equilibrio entre los equipos disponibles y la carga de trabajo.

La metodología Scrum y sus ventajas
Scrum es una framework (marco de trabajo) para el desarrollo de software de forma incremental. Esto ocurre mediante sus ceremonias (Sprint Planning, Retrospective, Daily meeting, Refinement, Sprint Review), donde el equipo de desarrollo y negocio trabajan de manera colaborativa en ciclos cortos para entregar proyectos o generar valor dentro de la empresa. Se considera un marco de gestión de proyectos ágil, una metodología ágil, que finalmente brinda una estructura clara y ayuda a gestionar un proyecto. El equipo prioriza algunos elementos del backlog del producto y los traslada al backlog del sprint. Cabe recalcar el que los elementos del Backlog del producto están en constante cambio y refinamiento ya que el producto puede estar en constante evolución.

Al dividir en tareas individuales, esto ayuda también a que se pueda dividir en pasos si es que una tarea es muy grande. A pesar de que algunos podrían decir que la estructura es similar al tablero de Kanban, ya que las tareas van de izquierda a derecha, aquí el punto clave son las historias que usualmente son más conversación que se dan entre el equipo y el negocio que un documento trasladado de negocio a equipo.

Siempre hay que tener las diferencias muy claras y saber cuál va a ser la metodología que mejor se adapta a cada uno de los proyectos que se va a gestionar. De igual manera si es que se va a desarrollar un mapa conceptual o si es que es mejor hacer un roadmap. Todo ello dependerá de las especificaciones técnicas que se deben cumplir. Luego de revisar estos dos métodos, ya puedes responder cuando te pregunten cómo hacer un organizador gráfico para proyectos de TI. Puedes buscar una de las opciones de pizarras virtuales para dejar volar tu imaginación y poder organizar mejor el trabajo en equipo.